Las firmas digitales son una opción rápida, segura y legalmente reconocida cuando necesitas que tus clientes firmen cartas y autorizaciones que pueden ser requisitos obligatorios para el Mercado de Salud, CMS o compañías aseguradoras.
Como agente o agencia de seguros, probablemente has trabajado o escuchado sobre cartas de "verificación de ingresos", "agente en récord" (AOR por sus siglas en inglés), cartas de "self employed" (trabajador autónomo), o incluso cartas de "cease and desist" (cesar y desistir).
Estas cartas, y quizás otras que no mencionamos en este artículo, pueden ser solicitadas por el Mercado de Salud, CMS, la compañía aseguradora o el broker; y requieren obligatoriamente la firma y consentimiento del cliente para darles validez.
Tanto si eres dueño de una agencia, como si eres agente de seguros de salud y vida, contar con una herramienta que te permita crear, personalizar y automatizar el envío de estas cartas de forma digital para que tus clientes las firmen electrónicamente (desde cualquier lugar y a cualquier hora) significa un aliado poderoso para mejorar el rendimiento y la seguridad de tu negocio.
Apizeal te provee de plantillas ya preestablecidas y también te permite crear, personalizar y automatizar el envío de estas cartas de forma digital para que tus clientes las firmen electrónicamente.
Pero, ¿por qué utilizar firmas electrónicas?
Quizá la razón más obvia es para ahorrar tiempo. Utilizar formularios digitales, que envías mediante correo electrónico o mensaje de texto, te ahorra el tener que reunirte con tu cliente para concretar la firma, y además disminuye considerablemente la cantidad de papeles y documentos que debes almacenar para llevar tus registros legales.
Ahora, ¿qué pasa si escaneo un documento firmado y lo almaceno en la nube? Estarás considerando que así también ahorras tiempo y papeleo, pero la verdad es que utilizando este método pierdes importantes capas de seguridad y autenticación que protegen tu contrato y que puedes garantizar con los formularios digitales.
La técnología utilizada por Apizeal en las firmas electrónicas, y los disclaimers y condiciones agregados en tus formularios, le confieren características de seguridad digital que validan tu acuerdo en caso de auditorías o impugnaciones tribunales.
Apizeal te permite automatizar el envío a tus clientes de formularios de firma o autorización digital mediante correo electrónico y mensajería de texto.
Los formularios digitales se pueden utilizar casi en cualquier caso en el que usarías un sello húmedo, pero con la ventaja de ser altamente eficientes, compatibles con dispositivos móviles y estar protegidos por seguridad digital.
Casos de uso:
Firma del agente en récord (Agent of Record por sus siglas en inglés).
Carta de verificación de ingresos.
Declaración jurada de trabajador autónomo (Self employed).
Carta de cesar y desistir (cease and desist).
¿Cómo te beneficia el uso de la firma digital del cliente siendo agente de seguros?
Si un cliente necesita completar formularios u otros documentos para seguir adelante con la cobertura de la póliza o hacer negocios contigo, las firmas electrónicas pueden ahorrarte tiempo y dinero. El costo de los documentos en papel y el tiempo que lleva leer, procesar, rastrear y archivar los formularios de los clientes es considerable, y probablemente dará como resultado una experiencia del cliente poco agradable.
Los formularios electrónicos, en cambio, resolverán el problema y crearán una mejor experiencia para tus clientes. Puedes crear y enviar un documento digital fácil de compartir por email o mensaje de texto para que los clientes lo revisen y acepten, o pueden firmar el documento usando su computador o teléfono móvil.
En Apizeal trabajamos día a día para ofrecerte todas las herramientas que necesitas para hacer de nuestro software tu centro de negocios integral, donde puedas acceder de forma rápida, eficiente y sencilla a todos los datos de tus clientes ¡cuándo, cómo y dónde lo necesites!
Pensando en ti, hemos incorporado los formularios de firma digital a nuestra plataforma como parte del módulo de Marketing Bundle, para que puedas utilizarlos y mantener los registros y autorizaciones de tus clientes al alcance de tu mano.
Además de proveerte plantillas preestablecidas específicas de la industria, puedes utilizarlos y personalizarlos según te convenga.
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