Durante el Periodo de Inscripción Abierta (OEP) 2025, renovar pólizas de salud, ya sea para Obamacare o Medicare, es un proceso crucial para garantizar la continuidad de la cobertura de tus clientes. Esta guía te proporcionará las mejores prácticas y un paso a paso sobre cómo utilizar las herramientas de Apizeal para gestionar y renovar pólizas de manera eficiente.
1. Cómo Encontrar las Pólizas Pendientes por Renovar
Filtros de "OEP 2025 ACA/Obamacare" y "OEP 2025 Medicare"
El primer paso para renovar pólizas es identificar cuáles están pendientes de renovación. Para ello, sigue los pasos:
Accede a la opción "POLICIES" en el menú principal al lado izquierdo.
Utiliza los filtros disponibles en el submenú lateral izquierdo para segmentar las pólizas según el tipo de cobertura:
ACA/Obamacare: Selecciona el filtro "OEP 2025 ACA/Obamacare" para ver las pólizas pendientes por renovar relacionadas con este programa.
Medicare: Usa el filtro "OEP 2025 Medicare" para listar únicamente las pólizas pendientes por renovar correspondientes a Medicare.
Este filtrado te permitirá tener una visión clara de las pólizas que requieren atención según el tipo de cobertura y asegurarte de priorizar las renovaciones.
2. Cómo Filtrar las Pólizas para Renovarlas Según Prioridad
Para optimizar el tiempo y asegurarte de renovar las pólizas más críticas primero, puedes priorizarlas utilizando los siguientes criterios:
Dentro de la misma opción "POLICIES", ubica el botón azul de filtros avanzados "FILTERS" al lado derecho de la barra buscadora. Se desplegará la consola de filtros disponibles.
Filtra las pólizas según su prioridad, utilizando criterios como:
Número de aplicantes: Si deseas atender primero las pólizas con más miembros, selecciona el criterio "QUANTITY OF APPLICANTS".
Estado: Puedes filtrar las pólizas por aquellos estados de Norteamérica que necesitan más atención seleccionando el criterio "STATE".
Compañía aseguradora: Ordena las pólizas por compañía aseguradora seleccionando el criterio "CARRIER".
Esta estrategia te permitirá gestionar mejor tu tiempo y garantizar que las pólizas con mayor prioridad sean procesadas rápidamente.
3. Cómo Renovar una Póliza: Actualizar Cambios de Vida
Función Duplicar
Antes de comenzar el proceso de renovación de una póliza en Apizeal, el primer paso crucial es duplicar la póliza existente para crear una copia correspondiente al año 2025.
Esta copia se tratará inicialmente como un "QUOTE" (cotización), permitiendo que cualquier cambio de vida se actualice sin afectar la póliza original y puedas mantener el histórico del cliente año tras año.
Sigue estos pasos:
Duplicar la póliza:
Ubica la póliza que deseas renovar, y dirígete al extremo derecho de la pantalla para hacer click en el botón azul que muestra una lista de opciones.
A continuación haz click en la opción "DUPLICATE/RENEW". Esto generará una nueva copia de la póliza con toda la información del cliente para el año 2025. Esta copia se etiquetará como un "quote", lo que significa que aún es un borrador y no una póliza finalizada.
La acción "DUPLICAR" es esencial para preservar el registro original y trabajar con una nueva versión para el año 2025.
A continuación verás que se muestra un aviso con la pregunta "DO YOU WANT TO DUPLICATE THIS POLICY?" (¿Quieres duplicar esta póliza?), donde debes marcar la segunda opción "YES, MARK THIS POLICY AS RENEWED" (Sí, marcar esta póliza como renovada) y confirmar haciendo click en el botón azul "YES, DUPLICATE IT" (Sí, duplicar).
2. Actualizar cambios de vida en la nueva copia (según corresponda):
Una vez duplicada la póliza, el sistema te lleva automáticamente a la nueva versión en estatus "QUOTE" (cotización), donde debes actualizar la información (en caso de que sea necesario).
Verifica con el cliente si ha habido algún cambio en su situación que pueda impactar su cobertura, tales como:
Ingreso: Cualquier variación en los ingresos del hogar.
Dependientes: Añadir o quitar dependientes.
Cambio de dirección: Si el cliente se ha mudado, lo que podría afectar la red de proveedores y los planes disponibles.
Este proceso de duplicación y actualización garantiza que puedas realizar todas las modificaciones necesarias para la renovación de la póliza sin alterar el registro original del cliente. Además, trabajar sobre el "quote" asegura que cualquier cotización se base en la información más reciente del cliente.
Una vez realizados todos los cambios, podrás continuar con el proceso de cotización y selección del plan en el siguiente paso.
4. Cotización y Selección del Plan
Luego de duplicar la póliza y actualizar los cambios de vida para el año 2025, es hora de seleccionar el plan más adecuado para el cliente:
Dentro del formulario con la información del cliente, ubica el botón azul "SEARCH PLANS" en la parte superior derecha de la pantalla, para acceder al cotizador del Mercado de Salud (Healthcare.gov) integrado en tu cuenta de Apizeal.
La plataforma te mostrará una lista de planes disponibles según la información actualizada del cliente y su grupo familiar.
Filtra los planes, tomando en cuenta factores como:
Prima mensual.
Cobertura de servicios médicos.
Redes de proveedores.
Haz click en el botón "SELECT PLAN" para continuar con el proceso. El sistema te mostrará un aviso para confirmar la selección e informarte de los campos de información que sustituirá automáticamente en la cotización, específicamente la pestaña #3 "Insurance and Payment" del formulario.
5. Submit Policy: De Cotización a Póliza
Una vez que has seleccionado el plan, el siguiente paso es formalizar la renovación de la póliza en Apizeal. Este proceso convierte la cotización ("quote") en una póliza para el 2025.
Paso a Paso:
Verificación de detalles: Antes de continuar, asegúrate de que todos los detalles de la póliza, incluidos los cambios de vida y la selección del plan, sean correctos.
Dirígete a la pestaña #4 "Extras" en el formulario de la póliza. En la parte inferior derecha de la pantalla, encontrarás el botón azul "SUBMIT". Haz click en este botón para formalizar y guardar la póliza en el sistema.
Después de hacer clic en "SUBMIT", la póliza se guardará formalmente y aparecerá listada en la opción "POLICIES" con el estatus "NEW" (nueva). Además, la póliza del 2024 quedará en el mismo listado con el estatus "RENEWED" (renovada).
Este paso es crucial para asegurar que la póliza de 2025 sea visible en tu lista de pólizas y no permanezca como una simple cotización.
Aunque Apizeal gestiona la cotización y renovación, no puedes inscribir las pólizas en el Mercado de Salud desde Apizeal. Debes completar la inscripción directamente en el portal del Mercado de Salud.
6. Funciones Generales: Uso de Estatus de Pólizas, Tareas y Recordatorios
Para ayudarte a gestionar las renovaciones de manera más eficiente, Apizeal ofrece funciones adicionales que te facilitarán el seguimiento de las pólizas:
Estatus de pólizas: Utiliza los estatus de "Pendiente", "En Proceso", o "Completada" para monitorear el estado de cada póliza. Estos estatus te permiten tener una visión clara del progreso en el proceso de renovación.
Tareas y recordatorios: Crea tareas o recordatorios relacionados con cada póliza. Por ejemplo, puedes configurar un recordatorio para seguir con una póliza específica después de recibir documentación adicional del cliente.
Estas funciones te ayudarán a mantenerte organizado durante el OEP 2025, evitando retrasos y asegurando que las renovaciones se completen en tiempo y forma.
Con esta guía, esperamos que puedas gestionar de manera eficiente el proceso de renovación de pólizas durante el OEP 2025 en Apizeal.
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