Durante este Open Enrollment Period (OEP) 2027, Apizeal permite ahorrar tiempo y organizar las renovaciones con dos herramientas muy prácticas: "Duplicar póliza" y el "formulario de confirmación de datos del cliente".
Con estas herramientas, el agente puede crear una nueva póliza utilizando los datos existentes de su cliente, conservar el historial de 2026 y enviarle un formulario para que confirme o actualice su información para 2027.
¡Lo mejor es que el cliente puede revisar y actualizar sus propios datos y el agente recibirá la información directamente en Apizeal!
A continuación, se explica cómo hacerlo paso a paso.
Paso 1: Encontrar las pólizas que necesitan renovación
Para comenzar, el agente debe ingresar a su cuenta de Apizeal.
En el menú principal, seleccionar "PÓLIZAS".
En el panel izquierdo, hacer clic en "OEP 2027 ACA/OBAMACARE".
Buscar la póliza del cliente que desea renovar.
En esta sección encontrará las pólizas organizadas para facilitar su gestión durante el OEP 2027.
Paso 2: Duplicar la póliza del cliente
Una vez encontrada la póliza, el siguiente paso es muy sencillo.
Ubicar la columna ACCIONES.
Hacer clic en la flecha junto al botón PREVISUALIZAR.
Seleccionar DUPLICAR.
¿Qué sucede al duplicar una póliza?
Apizeal crea un nuevo borrador con la información que el cliente ya tiene registrada. Esto significa que el agente no necesita comenzar desde cero ni volver a ingresar todos los datos.
Además, la póliza de 2026 conserva su historial, mientras que el nuevo borrador permite trabajar los cambios correspondientes a 2027.
¡Menos trabajo manual y mayor organización para cada renovación!
Paso 3: Preparar la renovación y enviar el formulario al cliente
Al seleccionar DUPLICAR, aparecerá una ventana con las opciones para crear la nueva póliza. El agente deberá:
Seleccionar VOY A RENOVARLA.
Confirmar la nueva fecha de efectividad de la póliza. Por ejemplo, 01/01/2027.
Elegir cómo desea enviar el formulario de confirmación de datos al cliente.
Apizeal permite compartirlo de tres maneras:
GENERAR ENLACE: crea un enlace para copiarlo y compartirlo con el cliente.
GENERAR ENLACE Y ENVIAR POR EMAIL: envía automáticamente el formulario al correo electrónico del cliente.
GENERAR ENLACE Y ENVIAR POR SMS: envía el enlace por mensaje de texto, siempre que el agente tenga habilitadas las herramientas de comunicación correspondientes.
Después de seleccionar la opción deseada, solo debe hacer clic en SÍ, DUPLICARLO.
¡Y listo! Apizeal creará el nuevo borrador y generará el enlace de confirmación según las opciones seleccionadas.
Importante: La póliza original pasará al estatus RENOVADA, conservando su información histórica.
Paso 4: Verificar que el formulario se haya enviado
Después de duplicar la póliza, Apizeal mostrará una ventana de confirmación del enlace generado.
Desde allí, el agente podrá copiar el enlace y verificar el envío por correo electrónico, cuando haya seleccionado esa opción.
Para continuar, deberá hacer clic en LISTO.
En el resumen de la nueva póliza aparecerá la sección CONFIRMACIÓN DEL CLIENTE, inicialmente con el estatus PENDIENTE.
Esto significa que el formulario fue generado, pero el cliente todavía no ha completado su revisión.
Si el cliente no encuentra el enlace o necesita recibirlo nuevamente, el agente puede utilizar el botón REENVIAR.
Paso 5: El cliente confirma sus datos para 2027
¡Aquí comienza una de las mejoras más útiles para este OEP!
Cuando el cliente recibe y abre el enlace, puede revisar su propia información sin que el agente tenga que solicitar cada dato por separado.
Primero, el cliente deberá confirmar su identidad ingresando:
Su fecha de nacimiento.
Los últimos cuatro números de su Seguro Social.
Después, podrá acceder al formulario de renovación.
¿Qué información deberá revisar?
Apizeal presenta seis secciones sencillas:
Su familia: El cliente confirma cuáles de las personas incluidas en su póliza de 2026 continuarán necesitando cobertura en 2027.
Sus datos personales: Revisa que los nombres, fechas de nacimiento y demás información personal estén correctos. Si encuentra algún cambio, puede actualizarlo.
Su dirección: Confirma si continúa viviendo en el mismo domicilio o si se ha mudado.
Sus ingresos: Indica si sus ingresos estimados para 2027 seguirán iguales o serán diferentes. Esta información es importante para revisar los subsidios y las opciones de cobertura disponibles.
Su método de pago: Puede agregar una tarjeta o cuenta bancaria, o decidir el método de pago posteriormente con su agente.
Sus datos de contacto: Confirma su teléfono, correo electrónico, idioma de preferencia y si desea recibir recordatorios por WhatsApp.
¡Así de sencillo! El cliente únicamente necesita confirmar lo que sigue igual y actualizar la información que haya cambiado.
Al finalizar, revisará un resumen de sus respuestas y enviará la información a su agente mediante el botón ENVIAR A ADMIN, que mostrará el nombre del agente correspondiente.
Paso 6: Recibir la confirmación del cliente en Apizeal
Cuando el cliente termine de completar el formulario, Apizeal registrará su confirmación.
El agente podrá ingresar al resumen de la póliza y observar que la sección CONFIRMACIÓN DEL CLIENTE cambió de PENDIENTE a CONFIRMADO.
También podrá seleccionar VER RESUMEN para consultar la información recibida. De esta manera, el agente podrá saber cuándo el cliente completó su revisión y continuar con el proceso de renovación.
¡Sin tener que volver a solicitar manualmente toda la información!
Paso 7: Identificar a los clientes que ya confirmaron sus datos
Apizeal permite identificar fácilmente a los clientes que ya completaron su formulario de confirmación para el OEP 2027. Para encontrarlos, el agente deberá:
Ingresar a COTIZACIONES desde el menú principal.
Buscar el registro del cliente.
Revisar la columna CONFIRMACIÓN DEL CLIENTE.
Verificar que el estatus aparezca como CONFIRMADO.
¡Así de sencillo! Cuando el estatus sea CONFIRMADO, significa que el cliente ya completó y envió su formulario de confirmación de datos. Además, Apizeal puede mostrar la etiqueta UPDATED BY CLIENT (Actualizado por el cliente), que ayuda a reconocer los registros actualizados.
Importante: Para verificar que un cliente completó el formulario, el agente siempre deberá guiarse por la columna CONFIRMACIÓN DEL CLIENTE y su estatus CONFIRMADO, ya que las etiquetas pueden agregarse o eliminarse manualmente.
Una vez confirmada la información, el agente podrá abrir la cotización, revisar los datos recibidos y continuar con la preparación de la cobertura para 2027.
¡Mayor control, mejor seguimiento y renovaciones más organizadas con Apizeal!
Importante: La confirmación del formulario no significa que la póliza ya esté renovada ante la aseguradora. El agente deberá revisar los datos recibidos y completar los pasos necesarios para finalizar la renovación en el mercado según corresponda.
¿Por qué utilizar estas herramientas durante el OEP 2027?
Con Apizeal, el proceso de renovación se vuelve mucho más práctico:
Ahorro de tiempo: el agente no necesita crear cada póliza desde cero.
Mayor organización: conserva las pólizas originales de 2026 y trabaja las renovaciones de 2027 por separado.
Información actualizada: los clientes pueden revisar y confirmar sus propios datos.
Comunicación más sencilla: los formularios pueden compartirse mediante enlaces, correo electrónico o SMS, según las herramientas habilitadas.
Mejor seguimiento: los estados de confirmación y las etiquetas permiten identificar a los clientes que ya respondieron.
Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través del chat de soporte técnico desde tu cuenta de usuario en Apizeal. El chat está disponible de lunes a viernes en horario de oficina.
También puedes escribirnos a través del formulario de contacto disponible las 24 horas. Recibirás una respuesta lo más pronto posible 🤓👍🏼.