En Apizeal te enseñamos por qué a veces una hoja de cálculo no es suficiente. Claro, son rápidas de crear, pero tienen límites, y esos límites tienen consecuencias.
Entonces, ¿cuáles son esos límites de las hojas de cálculo y por qué deberías cambiarte a una base de datos digital?
Espacio limitado:
Según Microsoft, Excel limita el número total de filas en una hoja de cálculo a 1.048.576 y las columnas a 16.384. Además, las celdas pueden tener un número determinado de caracteres y enlaces y no se pueden importar celdas con más de 50.000 caracteres.
En cambio, las bases de datos digitales te permiten ampliar el espacio mientras tu data sigue creciendo sin parar.
Las hojas de cálculo te muestran todo, todo el tiempo:
Estás trabajando en tus pólizas, abres una hoja de cálculo y verás TODO, al menos en la hoja de trabajo actual. Esto puede parecerte maravilloso, a veces, hasta el día en que tienes demasiados datos, muy abrumadores a la vista, y además tu computadora se traba y empieza a trabajar lentamente. (¡a que ya no es tan genial!)
Por otro lado, las bases de datos almacenan datos entre bastidores, es decir, en segundo plano. Solo cargarán lo que necesites cuando lo solicites, lo que significa que no perderás tiempo valioso de trabajo esperando a que cargue la data lentamente cada vez que necesites obtener un registro específico.
Las hojas de cálculo no son tan buenas para filtrar o consultar:
Las aplicaciones de hojas de cálculo ofrecen algunos filtros y consultas, pero hay advertencias y limitantes. Ver datos en un orden particular, por ejemplo, generalmente requiere realizar cambios en la hoja misma.
En cambio, las bases de datos permiten consultas e informes específicos y rápidos sin afectar los datos. Si necesitas organizar los datos de diferentes maneras, de forma regular, una base de datos es la mejor opción. Además ofrecen múltiples filtros que se adaptan a tus necesidades y a las distintas búsquedas que puedas necesitar para mejorar tu flujo de trabajo.
Errores tipográficos:
Las hojas de cálculo no ofrecen validación de datos de forma predeterminada; es decir, cuando se agrega una columna por primera vez, puedes escribir lo que quieras donde quieras.
Apuesto a que has estado llenando tu hoja de Excel y te equivocas de columna y escribes lo que no debes... ¡Todos hemos estado ahí! La cuestión es, que si no configuraste la columna previamente con validación, podrías escribir cualquier cosa en cualquier lugar y nada te lo impediría.
Las bases de datos, por su parte, permiten la integridad de los datos: el sistema comprueba de forma predeterminada si los datos que introduces tienen sentido o no. ¡Olvídate de celdas que no concuerdan y que retrasan todo tu trabajo!
La herramienta adecuada para el trabajo adecuado
No se trata de satanizar a las hojas de cálculo, sino de dejarlas para lo que son: ¡cálculos!
Tú, en cambio, considera dejar de utilizarlas como base de datos para toda la información de tus clientes, porque no son una alternativa a una base de datos real.
Si estás trabajando con una gran cantidad de datos y necesitas hacer conexiones regulares, filtrar de forma rápida y eficaz para encontrar la información que necesitas, dejar notas y recordatorios, dividir y organizar tu data en carpetas, guardar información de contactos, y mucho más, lo ideal es que comiences a utilizar una base de datos adecuada.
Te estarás preguntando entonces si Apizeal Software sirve como base de datos para tus clientes, leads y contactos, y si puedes abandonar esas, no tan prácticas, hojas de cálculo... Nos complace anunciarte que la respuesta es ¡SÍ!
Apizeal Software es mucho más que un software para ventas y manejo de pólizas, es más bien tu centro de negocios, el lugar desde donde puedes manejar toda tu data, comunicarte con tus clientes, agencia y agentes, almacenar datos de tus potenciales clientes, de tus clientes activos, documentos, archivos y mucho, muchísimo más.
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