¿Qué son las notas en una póliza y para qué sirven?
Las notas en las pólizas son un canal de comunicación interno entre la agencia, el agente y el personal administrativo (staff). Se utilizan para dejar comentarios sobre actividades, atención al cliente, ajustes o tareas pendientes sobre una póliza.
¡Puedes escribir lo que desees!
Las notas se convierten en un hilo de conversación a medida que se van creando nuevos comentarios y respuestas, dejando un registro que identifica al usuario responsable, fecha y hora.
Recibe notificaciones en tiempo real
Recibe alertas de las notas que se van dejando. Automáticamente recibirás las alertas de las notas a través de un correo electrónico, un aviso en tu portal de Apizeal.com o en tu teléfono celular descargando la aplicación de Apizeal.
Te explicamos cómo hacerlo:
Paso 1: Accede a la póliza donde deseas dejar una nota
Haz clic en la opción "PÓLIZAS" en el menú lateral izquierdo. Seguidamente, verás que se despliega la lista de pólizas.
Ahora debes seleccionar la póliza para la cual deseas crear una nota. Aquí, el sistema te ofrece dos (2) maneras para escribir tus notas:
En el listado de pólizas, ubica el nombre de la persona a la que te interesa dejar una nota y haz clic en el botón azul, identificado con una flecha "v", que se encuentra al lado de "PREVISUALIZAR" al final de la fila. Verás que se despliega un submenú de opciones, aquí selecciona la opción "NOTAS".
La sección "Notas" se mostrará automáticamente en el lado derecho de la pantalla.
Paso 2: Escribe tu nota y selecciona los destinatarios de la alerta
Verás que se abre una ventana las notas de la póliza, donde puedes observar el hilo de conversación y escribir la nota que desees. Asimismo, ahora podrás notificar a un miembro de tu organización haciendo uso de "@".
Ahora, haz clic en los nombres que te interesen para etiquetarlos y enviarles la notificación de la nota con una alerta de email y automáticamente otra alerta en su portal de Apizeal. De igual manera, podrás ver las siguientes opciones:
"Change the policy status" (opcional): Aquí puedes cambiar el status de la póliza y elegir de la lista preestablecida, el status en que se encuentra. Con esta opción puedes avisar o informar a todo el equipo de trabajo de la situación actual de la póliza.
Nota Urgente: Tienes a tu disposición el campo para marcar la nota como urgente en el cuadro ubicado en la esquina inferior izquierda que dice: "¿Es esta una nota urgente?"
Paso 3: Guarda la nota y mantén comunicación con tu equipo
Finalmente, haz clic en el botón "ENVIAR" para crear tu nota.
Nota: Las notas son una comunicación interna de la agencia, no las ve el cliente. Las alertas no se envían al cliente ni a los miembros de la póliza. Las alertas de la nota las pueden recibir tanto los miembros de la agencia y los agentes, como la agencia, es decir, el staff, el personal que ayuda en la administración, hasta el personal de asistencia y procesadores.
⚠️ Importante: En la parte inferior izquierda de la pantalla con el formulario de la póliza, tendrás la vista previa de la última nota creada.
Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través del chat de soporte técnico desde tu cuenta de usuario en Apizeal. El chat está disponible de lunes a viernes en horario de oficina.
También puedes escribirnos a través del formulario de contacto disponible las 24 horas. Recibirás una respuesta lo más pronto posible 🤓👍🏼.